Offentliga digitala plattformar måste bli lättare att använda
Ett klick, två klick, logga in med bank-id, nya klick in i en vindlade digital infrastruktur där möjligheterna tycks oändliga, men där den funktion man söker tycks vara gömd under lager av rullgardinsmenyer. Som medborgare, eller kund som det allt oftare heter, möts man av en rad olika system varje gång man har med den offentligfinansierade sektorn att göra. Det informationsutbyte som sker mellan pedagoger och föräldrar till exempel, vilket tidigare huvudsakligen skedde via lappar i skolväskan, e-post eller korta samtal vid hämtning och lämning är i dag utlokaliserat till cyberrymden.
Grundtanken är att förenkla kommunikationen och skapa överblick för båda parter. I realiteten har det ofta blivit tvärtom. Föräldrar uppmanas att skapa inloggningar till en rad olika system och plattformar för att rapportera frånvaro, fylla i scheman, få ständiga uppdateringar av hur skoldagen sett ut, informeras hur barnens betyg förväntas bli, uppmärksammas på allt från löss till allergier och så vidare i all oändlighet. Varje skola och förskola har sitt eget system och dessutom har lärarna och fritidspedagogerna på samma skola ofta varsin plattform som inte kommunicerar med varandra och därför kräver egna inloggningar. För familjer med flera barn kan mängden system man förväntas hantera bli i det närmaste ohållbar. Nästan ännu värre är det för lärare och annan skolpersonal som lägger allt mer av sin tid på digital dokumentation. Detta trots att mycket aldrig blir läst och åtskillig information ändå mejlas ut eller ändå kommuniceras i pappersform för säkerhets skull.
Varje år lägger svenska kommuner och regioner miljardbelopp på olika it-lösningar och digitala system som ska underlätta för såväl medarbetare som medborgare. Ofta blir konsekvenserna helt andra. Som stress, merarbete och uppgivenhet. En bakomliggande orsak är att det inte är samma människor som ska använda systemen som beslutar om hur de ska vara uppbyggda och vad de ska innehålla. I stället överlåter ansvariga kontrollen över plattformarnas utformning till IT-avdelningar, strateger, externa konsulter och företag som säljer in och levererar olika lösningar.
”För familjer med flera barn kan mängden system man förväntas hantera bli i det närmaste ohållbar. Nästan ännu värre är det för lärare och annan skolpersonal som lägger allt mer av sin tid på digital dokumentation.”Malin Lernfelt
Detta trots att det finns såväl forskning som utvärderingar från flera håll som visar att frustrationen bland offentliganställda är stor över att inte ha tillräckliga möjligheter att påverka sin digitala arbetsmiljö. Man kommer för sent in i processen och de synpunkter som lämnas i olika fokusgrupper får inget genomslag. Maktlösheten blir i sig ett allvarligt arbetsmiljöproblem vilket förvärras av att plattformarna inte fungerar och orsakar onödigt dubbel- och trippelarbete.
I en artikel i Dagens Samhälle (14/9) uttalar sig Johan Magnusson, som är professor i informatik vid Göteborgs universitet om dagens situation. Magnusson menar att digitaliseringen av offentlig sektor inte bör ses som en it-fråga utan måste ”nå ut i kapillärerna” i varje verksamhet. ”It ska ned i källaren”, understryker han.
Till syvende och sist är det vad det handlar om. Det är dags för kommunernas it-avdelningar att lämna ifrån sig kontrollen. Utveckling och implementering av olika plattformar måste komma inifrån och styras av behov och verksamhetskunskap. Inte av någon entusiastisk kommunal it-strateg som staplar skojiga funktioner på varandra vilka bara får skolpersonal och föräldrar att slita sitt hår.
