Insändare

Dåliga möten kostar mer än sjukfrånvaron

Sylvia Nylin, vd, Svenska Möten
Vad är väl en högtidssammankomst i Börshuset? Den ser ut att kunna vara trist och tråkig och… och… alldeles outhärdlig.
Foto:Jonas Ekstrˆmer/TT
Vad är väl en högtidssammankomst i Börshuset? Den ser ut att kunna vara trist och tråkig och… och… alldeles outhärdlig.

Det är dags att sluta slösa med arbetsgivarnas pengar och medarbetarnas tid, menar skribenten.

Att vi tillbringar mycket av vår arbetstid i möten är välkänt, men hur effektiva är våra möten? Svenska Möten frågade drygt tusen tjänstemän i organisationer med fler än 20 anställda hur de jobbar med möten.

Det visade sig att vi lägger hälften av mötestiden, fyra hela arbetsveckor per år och tjänsteman, på ineffektiva möten. För det enskilda företaget innebär dessa slösmöten en förlust på 80 000 kronor per person och år, bara i lönekostnad. Den totala lönekostnaden för svenska företag blir svindlande 170 miljarder varje år – tre gånger så mycket som hela samhällskostnaden för vår sjukfrånvaro.

Att tvingas lägga värdefull arbetstid på ineffektiva möten är även en bidragande orsak till stress och sjukskrivningar. Medarbetarna upplever att de slösar bort sin tid och att deras kunskap inte tas tillvara. Hela fyra av tio säger att möten tar mer energi än de ger.

Problemet är inte att vi har möten. Utan hur de genomförs. Bra möten får medarbetarna att arbeta mot samma mål och det är i mötesrummet vi bygger företagskulturen.

Organisationer som prioriterar att aktivt arbeta med sin möteskultur kan snabbt göra stora vinster. Genom att kommunicera mötesregler, sätta tydliga syften och mål samt följa upp varje möte – på samma sätt som man utvärderar resultaten av allt annat vi lägger värdefull arbetstid på – kan tiden som läggs på slösmöten snabbt halveras. Det innebär ekonomiska besparingar och som en bonus blir också medarbetarna mer motiverade.

Alltför få organisationer prioriterar idag att aktivt arbeta med sin möteskultur. Det är dags att börja betrakta möten som det strategiska managementverktyg det är. Att slösa bort fyra veckor per tjänsteman och år är helt enkelt inte försvarbart. Det är ett enormt slöseri med arbetsgivarnas pengar och medarbetarnas tid.