7HAffärer

Produktiv med bättre planering

Göteborg
Enligt Dorotea Pettersson skulle fler få mer gjort på kortare tid med tydligare planering.
Foto:
En tidig planeringstimme kan göra susen för kreativitet och produktivitet, skriver författaren i sin bok.
Foto:

Gå upp klockan fem, planera din dag och du kommer att få mer gjort på förmiddagen än vad de flesta hinner med under en hel dag – det lovar tidscoachen Dorotea Pettersson.

Artikeln publicerades 3 februari 2016.

Du är kreativ, driftig och van att hålla många bollar i luften. Tyvärr innehåller dygnet bara 24 timmar, och tiden har en tendens att ta slut innan arbetsdagens uppgifter är utförda. Handen upp den som känner igen sig!

Enligt tidscoachen Dorotea Pettersson stämmer beskrivningen ovan in på många som driver eget företag. Hon coachar människor som vill få struktur i sin tillvaro, både i privatlivet och på jobbet. Företagare har särskilda utmaningar att hantera, hävdar hon.

– Den som är anställd har oftast ansvar för ett avgränsat område. Företagare, och särskilt småföretagare, ska axla alla roller samtidigt och hantera allt som rör företaget, säger hon.

En av utmaningarna handlar om att känna av vad som är viktigast och prioritera det. Annars är det lätt att falla för frestelsen att hoppa på varje idé som dyker upp i huvudet, men sedan inte ha tid att genomföra idéerna. Resultatet blir en halvfärdig röra och ett stressat inre.

Men så behöver det inte vara. Med hjälp av en tydlig planering vågar Dorotea Pettersson lova att de allra flesta kan få mer gjort på kortare tid, och dessutom utan att känna sig jagade och se tiden som en fiende. I sin bok "5 AM är ingen tidpunkt. Det är en livsstil" uppmanar hon alla att börja dagen med en så kallad fokustimme. Med det menar hon en avsatt timme som ägnas åt lättare träning, planering och förkovran, och allt sker med fördel i tystnad innan det är dags för morgonbestyren.

De fysiska övningarna är tänkta att väcka kroppen. Då är hjärnan redo för den planering som följer. Syftet med planeringen är att gå igenom vad som behöver göras, prioritera det viktigaste och ta fram ett rimligt schema.

Men se, upp, för här lurar fällor! Dorotea Pettersson upplever att många underskattar hur lång tid olika uppgifter tar. Den som skriver ner tidsåtgången för återkommande sysslor kan lättare ta fram realistiska tidsplaner. Dessutom är det viktigt att lägga in luft i planeringen.

– Många tror att man inte kan vara spontan om man är strukturerad. Men det är precis tvärtom! När man följer sin planering finns det utrymme för spontana händelser.

För att följa dagens upplägg bör man hålla koll på tidstjuvar. Sociala medier, småprat med kollegorna och ständig mejlbevakning kan förhindra fokuserat, effektivt arbete. Det betyder däremot inte att vi måste säga hej då till Facebook eller sluta hälsa på skrivbordsgrannen. Eftersom vi bara orkar hålla koncentrationen i högst 45 minuter är det enligt Dorotea Pettersson klokt att planera in pauser då och då. En vända till skrivaren, en kopp kaffe eller en stund på Twitter och vi är snart redo för nästa pass. Poängen är att bestämma när det är tid för fokus respektive förströelse.

Förutom den uppdelningen ser hon till att avsätta tid för så kallad radioskugga. Då stänger hon av mobilen och loggar ut från datorn. Från och med i år blir det en eftermiddag i veckan och en heldag i månaden.

– Jag är inte brandman, det finns inget som inte kan vänta en stund eller till dagen efter. Fredagar efter jobbet är skärmfri tid. Jag märker att både jag och min familj mår bra av det.

När BT först kontaktar tidscoachen svarar hon inte i telefon. Men en kort stund efter att hon fått en skriftlig intervjuförfrågan kommer ett mejlsvar med två förslag på tidpunkter.

Hade du skärmfri tid när jag ringde?

– Ungefär så. Jag försöker göra en sak i taget. Simultankapacitet i all ära, men det ger sämre resultat.

Fakta

Doroteas tips till företagare

1 Skapa en morgonrutin. Satsa på en fokustimme tidigt på morgonen då du planerar din dag.

2 Håll dig till en enda att göra-lista. När man har en lista till jobbet och en privat är det lätt att klämma in för mycket.

3 Börja arbetsveckan med en grovplanering. Sedan kompletterar du med en mer detaljerad planering varje dag. Prioritera de tre viktigaste punkterna och fokusera på dem.

4 En sak i taget. Ibland tvingas vi använda vår simultankapacitet, men det ger oftast sämre resultat.

5 Respektera din egen kalender. Värdesätt framför allt sådant du gör för dig själv, som träning och återhämtning. Det är när vi är i lugn och ro och gör ingenting som vår kreativitet kommer i gång.

6 Utvärdera och fira! I slutet av veckan: tänk över vad som har fungerat bra och vad som skulle kunna förändras till det bättre. Ge dig själv beröm för allt du har åstadkommit i stället för att vara alltför självkritisk över det som inte blev gjort.

Visa mer...